Usmernenie k ochrane osobných údajov a k anketám

Na ochrane vašich údajov nám záleží. V texte vás komplexne informujeme o tom, ako zaobchádzame s vašimi osobnými údajmi a ako ich chránime.

I. Zásadné informácie o ochrane Údajov v skupine spoločností MEWA (zákazníci)

V texte nájdete zásadné informácie o spracúvaní svojich osobných údajov spoločnosťami skupiny MEWA (MEWA) s pobočkami v Nemecku a iných európskych krajinách. Predmetom obchodnej činnosti MEWA je vývoj, poskytovanie a údržba textilných systémov na opakované použitie. Okrem toho poskytuje MEWA služby v oblasti textilného servisu pre spoločnosti podnikajúce v priemysle, obchode, remeselnej výrobe, gastronómii a živnostníkom.

My, ako spoločnosť MEWA, ktorá je zmluvným partnerom vášho podniku (ďalej len my, nám, nami, nás alebo náš/naša/naše), vám vo forme nasledujúcich zásadných a podrobných informácií o spracúvaní údajov (Zásady ochrany ÚDAJOv) dávame v prvom rade prehľad o našich postupoch v súvislosti so získavaním, uchovávaním, využívaním, poskytovaním alebo vymazaním (ďalej súhrnne len sprACÚVame alebo sprACÚVanie) informácie/í akéhokoľvek druhu o vás (napr. meno alebo kontaktné údaje; ďalej súhrnne len osobné ÚDAJE) v rámci nášho vzťahu k zákazníkom. Ďalšie informácie o ochrane údajov získate pod nasledujúcim číslom I. 

1. Informácie o prevádzkovateľoch a kontaktné Údaje zodpovednej osoby

Prevádzkovateľom spracúvania vašich osobných údajov sme my ako zmluvný partner vášho podniku. Naše kontaktné údaje nájdete v príslušnej zmluvnej dokumentácii, a tiež v našej obchodnej korešpondencii (listy, e-maily atď.). Na našu zodpovednú osobu sa môžete obrátiť poštou na adrese MEWA Textil-Service SR s.r.o., Varšavská 29, 831 02 Bratislava alebo e-mailom na adrese ochranaudajov@mewa.sk.

2. Druh a zdroj osobných Údajov, ktoré spracÚvame

Našimi zákazníkmi sú podniky. K osobným údajom o vás, ktoré spracúvame, patria teda vaše obchodné adresné a kontaktné údaje, ktoré sú potrebné na realizáciu zákazníckeho vzťahu s vaším podnikom. Osobné údaje, ktoré spracúvame, získavame spravidla priamo od vás. Sčasti nám však tieto poskytujú aj tretie strany, napr. váš zamestnávateľ, alebo ich získavame z verejne prístupných zdrojov. Podrobnejšie informácie o tom nájdete pod číslom II.1.

3. Účely spracÚvania a právne základy

Vaše osobné Údaje spracÚvame na nasledujÚCe Účely: Realizácia a plnenie zmlúv uzatvorených s našimi podnikovými zákazníkmi; realizácia opatrení na zlepšenie našich produktov/služieb a na posilnenie nášho vzťahu so zákazníkmi; realizácia ankiet, napr. týkajúcich sa prieskumu trhu alebo spokojnosti zákazníkov (zákaznícka odozva); marketing  pre  existujúcich  zákazníkov/priamy  marketing,  pokiaľ ste voči spracúvaniu vašich osobných údajov na tento účel nenamietali.

Využívame pritom v zásade nasledujÚCe právne základy: Spracúvanie je potrebné na (i) účely oprávneného záujmu (čl. 6 ods. 1 (f) Všeobecné nariadenie o ochrane údajov, GDPR;
„Oprávnený záujem“), (ii) plnenie zákonnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 (c) GDPR; „Plnenie zákonnej povinnosti“) alebo sa v jednotlivých prípadoch deje (iii) na základe súhlasu (čl. 6 ods.1 (a) GDPR; „Súhlas“). Podrobnejšie informácie o tom nájdete pod číslom II.2 a číslom II.3. 

4. Príjemcovia vašich Údajov a právne základy

Vaše osobné údaje prenášame iným spoločnostiam MEWA, tretím osobám a našim poskytovateľom služieb. Podľa platných zákonných ustanovení ich prenášame aj štátnym orgánom, súdom, externým poradcom a podobným tretím stranám. Niektorí z uvedených príjemcov majú svoje sídlo mimo Európskej únie (EÚ). Podrobnejšie informácie o tom nájdete pod číslom II.4 a číslom II.5.

5. Doba uloženia a doba uchovávania

Vaše osobné údaje sa vymažú, len čo nie sú potrebné na účely, na ktoré boli pôvodne získané, alebo vtedy, ak už nie sú potrebné pre oprávnené neskoršie účely. Vymažú sa tiež vtedy, keď je to nevyhnutné na základe aplikovateľných zákonných ustanovení. Podrobnejšie informácie o tom nájdete pod číslom II.6.

6. Vaše zákonné práva

Podľa aplikovateľného práva máte v súvislosti so spracúvaním vašich osobných údajov určité práva. Tieto práva platia v súlade s aplikovateľnými zákonnými ustanoveniami. Máte napr. právo dostať informácie o vašich údajoch, a tiež požiadať o ich opravu, vymazanie alebo poskytnutie. Podrobnejšie informácie o tom nájdete pod číslom II.7.

7. Servis a kontakt

Náš zákaznícky servis je vám kedykoľvek k dispozícii v súvislosti so všetkými otázkami na známych kontaktných možnostiach. Chcete uplatniť svoje práva ako dotknutá osoba alebo máte iné otázky v súvislosti s týmito informáciami? Potom sa obráťte na spoločnosť MEWA, ktorá je zmluvným partnerom vášho podniku. Kontaktné údaje nájdete v príslušných zmluvných podkladoch, a tiež v našej obchodnej korešpondencii (listy, e-maily atď.).  

II. Ďalšie zásady ochrany Údajov pre zákazníkov spoločnosti MEWA

1. Druh a zdroj osobných Údajov, ktoré spracÚvame

Spracúvame osobné údaje v rámci obchodných vzťahov s právnickými osobami. K osobným údajom, ktoré spracúvame, patria:

  • vaša obchodná adresa a obchodné kontaktné údaje, ako sú meno, adresa, telefónne číslo, e-mailová adresa, vaša pracovná pozícia a oddelenie ako kontaktnej osoby u našich zákaz níkov, váš zamestnávateľ atď.;
  • údaje, ktoré potrebujeme na účely riadneho vyúčtovania, ako sú bankové spojenie, daňové identifikačné číslo atď. (pokiaľ v tejto súvislosti nejde o údaje právnickej osoby).

Osobné údaje, ktoré spracúvame, prijímame v zásade v priebehu nášho zákazníckeho vzťahu. Sčasti prijímame osobné údaje aj od ostatných spoločností MEWA, a to napr. vtedy, keď sa o jedného zákazníka stará viacero spoločností MEWA. Okrem toho spracúvame aj osobné údaje, ktoré sme získali v súlade s aktuálne platnými predpismi o ochrane údajov iným spôsobom, napr.

  • z verejne prístupných zdrojov, ako sú obchodné a podnikateľské registre, z veľtrhov, výstav, z internetových zdrojov, z novín, zo súpisov jednotlivých odvetví atď.;
  • od tretích strán, ktoré nie sú prepojené s MEWA, napr. hospodárske a živnostenské zväzy, hospodárske databázy, poisťovne atď.

2. Účely spracÚvania a právne základy

Vaše osobné údaje opísané pod číslom II.1 spracúvame na základe zakaždým uvedených právnych základov. To platí pre ďalej bližšie opísané účely a pre realizáciu prieskumov (pozri číslo II.3).

Účely spracúvania
čl. 6 ods. 1 (f) GDPR
Oprávnené záujmy, napr.

  • realizácia a plnenie zmlúv s našimi podnikovými zákazníkmi;
  • realizácia opatrení na zlepšenie našich produktov/ služieb a na posilnenie nášho vzťahu so zákazníkmi, ako sú napr. opatrenia na prieskum trhu alebo dotazníky týkajúce sa spokojnosti zákazníkov (zákaznícka odozva);
  • telefonický alebo poštový marketing pre existujúcich zákazníkov/priamy marketing, pokiaľ ste voči spracovaniu vašich osobných údajov na tento účel nenamietali;
  • interné správne účely ako koordinácia poskytovania služieb pre našich zákazníkov, opatrenia na zabezpečenie IT bezpečnosti a IT prevádzky;
  • anonymizácia a pseudonymizácia osobných údajov v súvislosti s analýzou a vyhodnocovaním ukazovateľov služieb, ktoré poskytujeme my alebo iné spoločnosti MEWA;
  • konzultácia a výmena údajov s databázami (napr. registre typu SCHUFA (register dlžníkov), IHD) na účely zistenia bonity, resp. rizika nezaplatenia.

čl. 6 ods. 1 (c) GDPR
Plnenie zákonných povinností, napr.

  • v súvislosti s oznámením určitých daňovo relevantných informácií alebo aplikovateľných predpisov v oblasti sankčného práva;
  • na dodržanie predpisov obchodného, daňového alebo iného práva v súvislosti s ukladaním/uchovávaním určitých osobných údajov.

čl. 6 ods. 1 (a) GDPR
Pokiaľ sa tak nedeje na účely oprávnených záujmov,

  • zasielanie reklamy/elektronických newsletterov;
  • oslovovanie na účely prieskumu a realizácia prieskumu.

Ak by sme vaše osobné údaje niekedy spracúvali na iný účel, ako je účel, na ktorý sme ich pôvodne získali, budeme vás v zákonne povolenom rozsahu o tomto novom účele informovať. Súhlas, ktorý ste nám poskytli, môžete kedykoľvek odvolať. Upozorňujeme však, že spracúvanie údajov vykonané do odvolania súhlasu ostáva prípustné.

3. Realizácia prieskumov

Vaše osobné údaje spracúvame tiež preto, aby sme zlepšovali produkty a služby MEWA a posilnili svoj vzťah so zákazníkmi. Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s prieskumom spočíva na právnom základe čl. 6 ods. 1 (a) alebo čl. 6 ods. 1 (f) GDPR.

3.1 Oslovovanie na Účely prieskumu:

Na účely oslovenia potenciálnych zákazníkov e-mailom alebo telefonicky, spracúvame – pokiaľ je to potrebné – údaje ako vaše meno a/alebo vaše obchodné kontaktné údaje (adresa, e-mail, telefón). Oslovíme vás len takým spôsobom, aby boli zachované zákonné predpisy marketingu pre existujúcich zákazníkov, alebo v rámci súhlasu, ktorý ste nám udelili. Voči používaniu vašich kontaktných údajov môžete na adrese info@mewa.sk kedykoľvek namietať s účinnosťou v budúcnosti. Vzniknú vám pritom iba náklady za zaslanie podľa základných taríf (pozri tiež číslo II.7.6 na realizáciu vášho práva na námietky). Svoj súhlas môžete taktiež odvolať (pozri číslo II.2).

3.2 Minimalizácia Údajov:

Pri našich prieskumoch dbáme my, resp. nami poverení poskytovatelia služieb na to, aby sa získavalo čo najmenej alebo dokonca žiadne osobné údaje, pretože si chceme zachovať otvorené a úprimné odozvy. V jednotlivých prípadoch realizujeme výslovne osobné prieskumy, alebo na vaše prianie vytvárame obsah, vzťahujúci sa na identifikovateľné osoby. Takýto prípad nastane napríklad vtedy, keď vedieme osobný rozhovor na zistenie vašej odozvy, aby sme potom, ako vás kontaktujeme, zabezpečili vašu spokojnosť s našimi službami. Môžeme tak do budúcnosti zohľadniť prípadné priania týkajúce sa prispôsobenia alebo realizácie vašich požiadaviek. Výsledky prieskumov, predovšetkým týkajúcich sa prieskumu trhu, sú nám predkladané v súhrnnej for me tak, aby sme nemali priamu možnosť vyhodnocovať tieto výsledky vo vzťahu k jednotlivým osobám.  

3.3 Online prieskumy:

V prípade online prieskumov sa automatizovane uchovávajú technické prístupové údaje, ktoré poskytuje váš prehliadač. Ide pritom o názov vášho poskytovateľa internetových služieb, dátum a čas vášho prístupu k nástroju prieskumu a/alebo o identifikačné údaje používaného systému prehliadača/ operačného systému. Webový server pritom nutne uchováva aj vašu IP adresu. Táto umožňuje prinajmenšom teoretické priradenie vašej osobe. V žiadnom prípade sa však neuskutočňuje ani spájanie prístupových údajov s vašimi výsledkami prieskumu, ani s inými zdrojmi údajov, a ani vyhodnotenie týchto údajov alebo prenosu k nám ako objednávateľovi. Uchovávanie prístupových údajov je nevyhnutné z technických dôvodov, aby sme dokázali poskytovať funkčný proces pre online prieskumy a zabezpečili bezpečnosť systému. Uchovávajú sa iba počas obdobia, v ktorom sú tieto údaje potrebné na dosiahnutie predtým uvedených účelov. Vaša IP adresa sa pritom uchováva maximálne 7 dní. O akýchkoľvek ďalších technicky relevantných spracúvaniach údajov (napr. nastavenie cookies) vás bude v rámci online prieskumov oddelene informovať náš partner.

3.4 SpracÚvanie Údajov našimi partnermi:

Pokiaľ v rámci prieskumov realizovaných našimi partnermi nadviažete kontakt prostredníctvom e-mailu, kontaktného formulára alebo telefónu, napr. v súvislosti s otázkami prieskumu alebo (napr. účasť na výherných súťažiach) dobrovoľne oznámite ďalšie (aj osobné) údaje, budú vami poskytnuté údaje spracúvané výhradne na tieto účely a popr. na vlastnú zodpovednosť nášho partnera v súvislosti s právom na ochranu údajov. Tieto údaje sú uložené prísne oddelene od vašich údajov v príslušnom prieskume. Ani v týchto prípadoch nebudú nám ako objednávateľovi prenášané žiadne (prípadné osobné) údaje, ak to výslovne nepožadujete.

4. Príjemcovia vašich Údajov a právne základy

Vaše osobné údaje prenášame iným spoločnostiam MEWA, tretím osobám a poskytovateľom služieb.

4.1 Iné spoločnosti MEWA:

Osobné údaje sa iným spoločnostiam MEWA v súlade s predpismi čl. 6 ods. 1 (c), (f) GDPR sprístupnia iba vtedy, keď a pokiaľ to je potrebné na plnenie určitých zákonných povinností alebo na zachovanie oprávnených záujmov. Môže pritom ísť napr. o potreby internej správy. Patrí sem koordinácia služieb pre našich zákazníkov, centralizované poskytovanie interných služieb alebo (anonymizované/pseudonymizované) vyhodnocovanie ukazovateľov podniku.

4.2 Tretie strany:

Iným tretím stranám mimo spoločnosti MEWA, ako sú napr. colné, finančné alebo iné dozorné orgány, poskytujeme osobné údaje v súlade s čl. 6 ods. 1 (c), (f) GDPR iba vtedy, keď a pokiaľ to je potrebné na plnenie určitých zákonných povinností alebo na zachovanie oprávnených záujmov. Vo všetkých ostatných prípadoch poskytujeme vaše osobné údaje iným tretím stranám len vtedy, keď ste nám na to udelili príslušný súhlas podľa čl. 6 ods. 1 (a) GDPR.
 

4.3 Poskytovatelia služieb (externí a interní):

V rámci realizácie nášho obchodného vzťahu s vaším podnikom spolupracujeme tiež s externými a/alebo internými poskytovateľmi služieb (iné spoločnosti MEWA). Deje sa tak napr. v súvislosti s určitými IT službami, v súvislosti so zasielaním reklamy alebo v súvislosti s realizáciou našich zákazníckych prieskumov. Pokiaľ zapojíme poskytovateľov služieb, uskutoční sa to vždy v rámci a pri zohľadnení aktuálne platných predpisov na ochranu údajov.

5. Prenos do tretích krajín alebo medzinárodným organizáciám

Medzi príjemcami osobných údajov môžu byť aj takí, ktorí majú sídlo v inej krajine ako vy, predovšetkým mimo Európskeho hospodárskeho spoločenstva (EHS). Môže ísť aj o krajinu, pre ktorú ešte Európska komisia nestanovila rozhodnutie o primeranosti, na základe ktorého táto krajina zaručuje primeranú úroveň ochrany údajov (tretie krajiny), ako sú napr. USA. V takomto prípade sa primeranými prostriedkami stanovuje, že všetci príjemcovia so sídlom mimo EHS zabezpečujú primeranú úroveň ochrany údajov (čl. 45 GDPR) pre osobné údaje a sú prijaté technické a organizačné bezpečnostné opatrenia, aby chránili osobné údaje pred neúmyselným alebo protiprávnym zničením, neúmyselnou stratou alebo neúmyselnou zmenou, pred neoprávneným poskytnutím alebo neoprávneným prístupom a pred všetkými inými protiprávnymi formami spracúvania. Primerané prostriedky nájdete pod číslom II.8 v uvedených kontaktných údajoch. Ďalší prenos podlieha v súlade s účelom aplikovateľných zákonných ustanovení požadovaným primeraným predpokladom vzhľadom na ďalší prenos.

6. Doba uloženia a doba uchovávania

Osobné údaje spracúvame len tak dlho, ako je to potrebné na príslušné účely spracúvania. Len čo osobné údaje viac nie sú potrebné, odstránime ich z našich systémov a záznamov a/alebo podnikneme opatrenia na anonymizáciu tak, aby vás na základe týchto údajov už viac nebolo možné identifikovať. Na účely zachovania zákonných predpisov však musíme jednotlivé osobné údaje na určitý čas ukladať, resp. uchovávať. Ide napr. o povinnosti týkajúce sa dokumentovania, preukazovania a ukladania, vyplývajúce z národného obchodného a daňového práva. Tak pre nás napríklad relevantné lehoty uchovávania, resp. ukladania predstavujú podľa práva platného na Slovensku až desať rokov.

7. Vaše zákonné práva

Podľa podmienok na základe platného práva (tzn. podľa GDPR a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpivo) máte nasledujúce práva: 

7.1 Právo na informácie:

Máte právo požadovať informáciu o tom, či o vás spracúvame osobné údaje. Ak tomu tak je, môžete požadovať informáciu o osobných údajoch, napr. o účeloch spracúvania, kategóriách dotknutých osobných údajov a príjemcoch alebo kategóriách príjemcov, ktorým boli alebo ešte len budú poskytnuté osobné údaje. Máte právo získať jednu kópiu osobných údajov, ktoré sú predmetom spracúvania. Za všetky ďalšie kópie si prípadne účtujeme primeraný poplatok

7.2 Právo na opravu:

Máte právo požadovať od nás opravu nesprávnych osobných údajov o vás. V závislosti od účelu spracúvania máte právo požadovať doplnenie neúplných osobných údajov, a to aj prostredníctvom doplňujúceho vyhlásenia.

7.3 Právo na vymazanie (právo na zabudnutie):

Máte právo požadovať od nás vymazanie svojich osobných údajov, za podmienok ustanovených príslušnými právnymi predpismi.

7.4 Právo na obmedzenie spracÚvania:

Máte právo požadovať obmedzenie spracúvania svojich osobných údajov. V takomto prípade sa príslušné údaje označia a smieme ich spracúvať len na určité účely.

7.5 Právo na prenosnosť Údajov:

Príslušné osobné údaje, ktoré ste nám poskytli, môžete dostať v štruktúrovanom, bežnom a strojovo čitateľnom formáte. Máte právo sprostredkovať tieto osobné údaje inej organizácii bez obmedzenia z našej strany.

7.6 Právo namietať:

Máte právo kedykoľvek namietať voči nášmu spracúvaniu vašich osobných údajov, ktoré je realizované na právnom základe oprávneného záujmu alebo spracúvaniu založenému výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovania, z dôvodov, ktoré vyplývajú z vašej konkrétnej situácie. My máme v danom prípade povinnosť spracúvanie vašich osobných údajov zastaviť. Ak využijete svoje právo namietať, nebudeme vaše osobné údaje na tieto účely viac spracúvať. Využitím tohto práva nevznikajú žiadne náklady. Toto právo na námietku za istých okolností nemusí existovať – predovšetkým vtedy, keď je spracúvanie vašich osobných údajov nevyhnutné na podniknutie opatrení pred uzatvorením zmluvy alebo na plnenie už uzatvorenej zmluvy.

V prípade sťažností máte ďalej právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov SR.

8. Kontaktné Údaje a zmeny v zásadách ochrany Údajov

Náš zákaznícky servis je vám pri všetkých otázkach kedykoľvek k dispozícii. Ak chcete uplatňovať svoje práva ako dotknutá osoba, alebo máte iné otázky týkajúce sa týchto informácií, obráťte sa na spoločnosť MEWA, ktorá je zmluvným partnerom vášho podniku. Kontaktné údaje nájdete v príslušných zmluvných podkladoch, a tiež v našej obchodnej korešpondencii (listy, e-maily atď.). Tieto zásady ochrany údajov sa môžu zmeniť. O takejto zmene vás primeraným spôsobom budeme informovať.